Políticas de Privacidad

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROMOTORA MÉDICA Y ODONTOLÓGICA DE ANTIOQUIA

PROMOTORA MÉDICA Y ODONTOLÓGICA DE ANTIOQUIA, en adelante PROMEDAN IPS, es una institución Prestadora de Servicios de Salud ubicada en la ciudad de Itgui en la Cra 49 N° 45-35, con teléfono 3225345, sujeta a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Salud, Secretaria Seccional de Salud de Antioquia y la Secretaria Local de Salud del Municipio de Medellín y demás entes de control en los términos establecidos en la legislación aplicable al sector salud y comercial.

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente Política de Protección de Datos Personales, con el propósito de proteger la información obtenida de sus accionistas, proveedores, empleados, clientes, usuarios y cualquier otra persona natural que tenga contacto con PROMEDAN IPS, para garantizar el ejercicio de sus derechos.

El objetivo de esta Política de Protección de Datos es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de PROMEDAN IPS, ya sean digitales o físicas, estructuradas o no, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

PROMEDAN IPS garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, y seguridad.

Toda la información que haya sido suministrada por personas naturales, en desarrollo de las diferentes actividades que adelanta PROMEDAN IPS, o la información obtenida a través de otras entidades vinculadas que comparten datos personales, se regirá bajo estos principios, y sus titulares podrán conocerla, actualizarla y rectificarla, de acuerdo con lo establecido en la presente política.

La Política de Protección de Datos de PROMEDAN IPS se divulgará a todos sus empleados, se velará por la apropiación de la misma y se actualizará de acuerdo con cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito. Así mismo, se publicará en todos los medios de contacto por los cuales PROMEDAN IPS recolecta datos personales, garantizando que todos los sujetos interesados conozcan claramente los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.

 

DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  • Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
  • Datos sensibles: Los datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

PRINCIPIOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad del dato: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales por el responsable o encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso    o    acceso    no    autorizado    o    fraudulento.
  • Principio de confidencialidad:  Todas  las  personas  que  intervengan  en  el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de  finalizada  su  relación  con  alguna  de  las  labores  que  comprende  el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales   cuando   ello   corresponda   al   desarrollo   de   las   actividades autorizadas.

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El tipo de información que obtiene PROMEDAN IPS

Puede obtener información de usuarios, accionistas entidades contratantes, proveedores y empleados quienes nos suministran información personal en conexión con esa relación.

 

Los tipos de datos personales que recolectamos son:

Dependiendo de la relación que el titular tenga con PROMEDAN IPS, la información que se recolecta o almacena puede incluir lo siguiente:

  1. Datos particulares según el tipo de vinculación que tenga el Titular con PROMEDAN IPS: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, empleados o proveedores, según aplique.
  2. Datos generales tales como: identificación del usuario, apellidos y nombres completos, estado civil, etnia, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupación, nivel de escolaridad, dirección y teléfono del domicilio y lugar de residencia, dirección electrónica, nombre y teléfono del acompañante; nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, según el caso.
  3. Datos sensibles: datos biométricos generados en los diferentes procesos asistenciales (peso, talla, entre otros).

 

USO QUE SE HACE DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES

 

De datos personales de los empleados:

El tratamiento de los datos personales de los empleados de PROMEDAN IPS, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

 

De datos personales de los usuarios, clientes, proveedores y cualquier otra persona vinculada a PROMEDAN IPS:

PROMEDAN IPS no obtendrá, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.

Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.   La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.

No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.

El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley.

 

De datos personales de los accionistas:

Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas de PROMEDAN IPS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES

 

Finalidad del tratamiento de datos personales de los empleados:

  • Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
  • Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
  • Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
  • Fines estadísticos o históricos
  • Enviar información de PROMEDAN IPS, incluyendo invitaciones a eventos y comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta PROMEDAN IPS.

Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de PROMEDAN IPS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.

Finalidad del tratamiento de datos personales de usuarios, clientes y cualquier persona natural que tenga relación con PROMEDAN IPS:

  • Prestar un servicio adecuado y eficiente en el desarrollo del objeto social de la empresa.
  • Proporcionar información en relación con productos y servicios, lo que incluye la administración de las correspondientes campañas y la comunicación que sobre las mismas deba hacerse.
  • Operar, evaluar y mejorar nuestras operaciones comerciales, desarrollar nuevos productos y servicios, realizar campañas de mercadeo, alianzas comerciales, evaluaciones pos servicio y realizar estudios de mercado.
  • Gestionar las relaciones con usuarios lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.

 

Finalidad del tratamiento de datos personales de proveedores:

  • Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual.
  • Enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
  • Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en los eventos en que por las características del contrato así se requiera.
  • Enviar información de PROMEDAN IPS incluyendo invitaciones a eventos y comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta PROMEDAN IPS;
  • Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor de PROMEDAN IPS.
  • Compartir información a otros proveedores con los que PROMEDAN IPS desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por PROMEDAN IPS.
  • seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Finalidad del tratamiento de datos personales de los accionistas:

  1. Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista de PROMEDAN IPS, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, y en las demás normas aplicables a la materia.
  2. Enviar información de PROMEDAN IPS, incluyendo invitaciones a eventos y comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta PROMEDAN IPS.

iii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con PROMEDAN IPS.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

  • Conocer, actualizar y      rectificar      sus      datos       personales.  Ser informado por PROMEDAN IPS, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de  Industria  y  Comercio  haya  determinado  que  en  el tratamiento   el   responsable   o   encargado   han   incurrido   en   conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes:

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los   mismos.   Para   este   fin   deberán   aplicarse   los   principios   y   obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

Obligaciones de PROMEDAN IPS

  • Garantizar al Titular del dato, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho constitucional y legal de acceder y conocer la información que existe sobre su persona en las bases de datos disponibles en PROMEDAN IPS, de solicitar la corrección o eliminación de esa información si le causara algún perjuicio (hábeas data).
  • Utilizar la información suministrada en los términos establecidos por la legislación y en nuestro objeto social.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • No difundir a terceros la información contenida en las bases de datos sin previa autorización del Titular del dato.
  • Actualizar la información o supresión de la misma, en la medida que los Titulares hagan las novedades respecto de los datos que previamente se hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cámaras de Seguridad

PROMEDAN IPS, utiliza diversos medios de video vigilancia instaladas en diferentes sitios internos de sus instalaciones.

PROMEDAN IPS, informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. La información recolectada se utilizara para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en estas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

En cualquier caso el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal.

Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para que se recolecten.

Servicio de atención al Titular de Datos Personales

Responsables:

PROMEDAN IPS, a través de la Coordinación de Calidad, atenderá todas las consultas, reclamos y supresión de la información personal  del Titular,  para  que  pueda  ejercer  sus  derechos  a  conocer,  actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización relacionados con la  protección de datos personales.

Las consultas, reclamos o supresión podrán formularse a través del correo electrónico lineamas@promedan.net, teléfono 3225345.

Consultas:

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en cualquier base   de   datos   en   poder   de   PROMEDAN IPS, quien suministrara a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, corrección, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización. Cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley de protección de datos (Ley 1581 de 2012), podrán presentar un reclamo ante PROMEDAN IPS, el cual será tramitado bajo los siguientes lineamientos:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PROMEDAN IPS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se consideren pertinentes. Este reclamo será tratado según los lineamientos que PROMEDAN IPS, ha establecido para tal finalidad.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  • Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocatoria de la autorización:

El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo a la normativa vigente.

 

 

Supresión de Datos.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PROMEDAN IPS, la supresión de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PROMEDAN IPS, Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (registros asistenciales).
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

Vigencia

Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.